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TopKontor Bestellcenter

Das Bestellcenter ist ein Programm-Modul, dass alle wichtigen Funktionen des Bestellwesens bereitstellt. Das Programmfenster teilt sich in zwei Bereiche auf. Der linke Teil des Fensters dient zur Navigation und ist folgendermaßen aufgebaut:

Im unteren Teil sehen Sie die Bereiche Bestellen, Wareneingang, Liefermahnung und Rücklieferung. Per Mausklick wählen Sie einen der Bereiche aus. Dann erscheinen im oberen Teil die entsprechenden Funktionen.

Die einzelnen Bereiche werden nun im Folgenden beschrieben:

Bestellen

Lagerbedarf ermitteln

Wenn Sie auf "Lagerbedarf ermitteln" klicken, erscheint folgendes Fenster:

In diesem Fenster  können Sie nun den Bereich, aus dem der Lagerbedarf ermittelt werden soll, eingrenzen. Wählen Sie zunächst, mit welcher Lagernummer die Analyse startet und mit welcher Lagernummer sie endet. In gleicher Weise stellen Sie eine Eingrenzung für die Lieferanten ein.

Sollten negative Lagerbestände vorhanden sein, haben Sie die Möglichkeit, diese mit einem Bestand von Null zu berücksichtigen. Dies erreichen Sie mittels Setzen der Option "Negatives Lager mit Null vorbelegen".

Mit der Option "Nur Bestellartikel berücksichtigen" werden nur die Artikel berücksichtigt, die in den Stammdaten als Bestellartikel gekennzeichet sind.

 

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie auf den „Übernehmen“-Button. Dann werden Ihnen im rechten Teil des Fensters die Artikel in tabellarischer Form angezeigt, bei denen der Mindestbestand unterschritten wurde. In der ersten Spalte der Tabelle befindet sich eine Check-Box, mit der Sie bestimmen, ob der jeweilige Artikel in den Warenkorb übernommen werden soll. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (unten rechts im Fenster) übernehmen Sie Ihre Auswahl in den Warenkorb.

 Der Warenkorb

Der Warenkorb sammelt zunächst alle Artikel, für die Bestellungen erstellt werden sollen. Die Artikel werden nach Lieferanten gruppiert und im linken Teil des Warenkorb-Fensters dargestellt:

Über die Auswahl-Liste "Filter" können Sie die Anzeige auf die Artikel eines Lieferanten einschränken. Wenn Sie in der Liste den Lieferanten mit der Maus markieren, werden im rechten Teil des Bestellcenters Adressdaten und Zahlungskonditionen dieses Lieferanten angezeigt.

 

Um Artikel manuell dem Warenkorb hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Artikel hinzufügen“. Es öffnet sich der Artikelstamm, aus welchem man nun den Artikel auswählt (doppelt anklicken), der bestellt werden soll. Nachdem im Fenster „Artikelübernahme“ die benötigte Menge des Artikels angegeben wurde, kann nun ein weiterer Artikel ausgewählt werden – oder man kehrt per Schaltfläche "Abbrechen“ zurück in das Bestellcenter.

 

Wenn sie einen Artikel in der Liste markieren, werden im rechten Teil des Bestellcenters folgende Informationen angezeigt

Hier kann nachträglich die benötigte Menge des Artikels verändert werden. Klicken Sie dazu einmal unterhalb der Tabellenüberschrift "Menge“ in das Feld und ändern Sie dann die Menge.

Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Bestellmengen für andere Lager hinzufügen.

 Bestellung erzeugen

Wenn Sie die zu bestellenden Artikel im Warenkorb erfasst haben, können Sie nun über einen Mausklick auf den Eintrag "Bestellung erzeugen" im Navigationsbereich des Bestellcenters Bestellungen generieren.

 Es wird nun eine Bestellung für den Lieferanten erzeugt, den Sie in der Übersicht der Artikel im Warenkorb markiert haben. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage  – Bestätigung mit „Ja“ ist notwendig. Daraufhin erscheint ein Informationsfenster bzgl. der Nummer der Bestellung, in welchem die Projektzuordnung geändert werden kann. Ein Klick auf „OK“ und man befindet sich im Bestell-Dokument. Sie können nun das Dokument bearbeiten.,

Preisanfrage erzeugen

In gleicher Weise, wie Sie eine Bestellung erzeugen, können Sie durch Klicken auf den Eintrag "Preisanfrage erzeugen" im Navigationsbereich eine Preisanfrage erstellen. Auch hier gelangen Sie in die Dokumentbearbeitung.

Übersicht Bestellungen/ Preisanfragen

Wenn Sie die Bestellungen/ Preisanfragen in der Dokumentbearbeitung speichern, werden diese in einer Übersicht eingetragen, die Sie im Bestellcenter einsehen können.

Sie sehen hier eine Tabelle mit den erstellten Dokumenten. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung.

Wareneingang

Nach dem Ausdruck einer Bestellung erscheint diese im Wareneingang. Wenn Sie im Bestellcenter den Bereich "Wareneingang" auswählen, sehen Sie eine tabellarische Übersicht der offenen Bestellungen. Wählen Sie hier eine Bestellung aus, indem Sie auf die entsprechende Tabellenzeile doppelklicken.

 

Im Bestellcenter erscheint eine Übersicht der bestellten Positionen. Markieren Sie die gelieferte Position, können Sie im rechten Teil des Fensters die Liefermenge erfassen:

Hier können Sie den aktuellen Einkaufpreis (EK) und die gelieferte Menge (neuer Zugang) erfassen. Im unteren Teil sehen Sie die Lagerzuordnung. Wenn Sie im Warenkorb eine Warenanforderung für mehrere Lager erfasst haben, können Sie hier den Wareneingang auf die verschiedenen Lager aufteilen, indem Sie Mengen direkt in der Tabelle in der Spalte "Zugang" eintragen.

Restmenge übernehmen

Wenn eine Bestellung komplett geliefert wurde, müssen Sie nicht für jede Position den Wareneingang einzeln erfassen. Im Navigationsbereich des Bestellcenters

hier können Sie die Funktion "Restmenge übernehmen aufrufen" 

Diese Funktion bewirkt, dass alle offenen Bestellmengen als Warenzugang eingetragen werden.

Wareneingang buchen

Wenn Sie die Wareneingänge erfasst haben, können Sie im Navigationsbereich die Funktion "Wareneingang buchen" aufrufen. Es erscheint folgende Abfrage:

 

Wenn Sie hier mit [Ja] bestätigen wird der Wareneingang im Lager übernommen.

 Liefermahnung

 

Offene Bestellungen werden im Bereich  „Liefermahnung“ des Bestellcenters aufgelistet. Die Anzeige der Bestellungen kann nach Fälligkeitsdatum eingeschränkt werden

Vorgehensweise: Klicken Sie eine Bestellung doppelt an. Falls eine Liefermahnung dazu erzeugt werden soll, klicken Sie auf „Ja“.

Die Liefermahnung wird erzeugt.

Im Navigationsbereich können Sie die Funktion "Übersicht Liefermahnungen" aufrufen. Im Bestellcenter erscheint eine tabellarische Aufstellung der bereits erstellten Liefermahnungen. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung.

 Rücklieferung

Ist die gelieferte Ware nicht in Ordnung, haben Sie im Bereich "Rücklieferung" die Möglichkeit, Rückgabescheine zu erstellen, um die Ware an den Lieferanten zurückzusenden.

 Es werden Ihnen in einer Tabelle alle offenen Bestellungen angezeigt. Aktivieren Sie die Option "Alle Bestellungen anzeigen", um auch bereits abgeschlossene Bestellungen zu sehen.

 Nach einem Doppelklick auf die gewünschte Bestellung, wird eine Tabelle mit den Artikel-Positionen angezeigt

Wählen Sie hier die Positionen, die Sie zurückgeben wollen, aus, indem Sie in der ersten Spalte mit der Maus das Kontroll-Kästchen aktivieren. Anschließend gelangen Sie über die Schaltfläche [Übernehmen] (rechts unten im Bestellcenter) und nach Bestätigung der Nachfrage in die Dokumentbearbeitung, um den Rückgabeschein zu erstellen. 

Handelt es sich um eine Bestellung, für die bereits ein Wareneingang gebucht wurde, öffnet sich nach dem Ausdruck des Rückgabescheins das Fenster zur Lagerbuchung  um die Ware wieder aus dem Lager abzubuchen.

 Im Navigationsbereich können Sie die Funktion "Übersicht Rücklieferungen" aufrufen. Im Bestellcenter erscheint dann eine tabellarische Aufstellung der bereits erstellten Rückgabescheine. Mit einem Doppelklick auf einen Tabelleneintrag öffnet sich das Dokument in der Dokumentbearbeitung 


Informationen und Hilfe "auch zu bestehenden Installationen" erhalten Sie jederzeit unter Frank.Pfeiffer@lahn-data.de